Montar una oficina desde cero o acondicionar una habitación de nuestra propia casa para utilizarla como despacho puede llegar a ser una tarea compleja y larga. Hay que tener en cuenta que el espacio debe ser cómodo y funcional y estar pensado para solucionar las necesidades de trabajo que nos puedan surgir en el día a día.
Además, también es interesante, antes de empezar a trabajar sobre el concepto de una oficina, pensar en todos aquellos recursos de telecomunicacionesque podremos necesitar y que, hoy en día, se han vuelto prácticamente imprescindibles. Podríamos decir que, hasta el negocio más offline que pueda existir, necesitará de soluciones de Internet, móvil o comunicaciones para solventar problemas, desarrollar reuniones o, simplemente, hacer llamadas corporativas.
Por todo esto, en el día de hoy queremos ofreceros un artículo donde podáis encontrar las principales herramientas y soluciones de telecomunicaciones que deberíais instalar en vuestro despacho antes de empezar a trabajar. De esta forma, podremos daros ideas acerca de soluciones prácticas y que, finalmente, todos acabamos utilizando en nuestro día a día laboral.
Conexión a Internet
Hoy en día, como ya comentamos, la conexión a Internet es un recurso indispensable para la gran mayoría de las empresas. Por este motivo, cuando planeamos alquilar una oficina o montar un despacho en casa, lo primero que debemos cerrar es la conexión a Internet que nos va a permitir trabajar y mantenernos conectados con todo tipo de servicios.
En este sentido, compañías como MásMóvilofrecen tarifas especiales muy centradas en dar soluciones a negocios y trabajadores autónomos, para que puedan disfrutar en su despacho de la mejor conexión a Internet para trabajar. Es un aspecto totalmente vital para cualquiera, por lo que debería ser una de las primeras cuestiones que resolvamos antes de montar la oficina.
Además, es importante asegurarnos de qué tipo de conexión tenemos en la oficina o el despacho, para garantizar, en la medida de lo posible, que sea una conexión mediante fibra óptica a máxima velocidad.
Comunicaciones telefónicas
Otro de los puntos más importantes para la comunicación de cualquier negocio son las llamadas telefónicas. Es cierto que muchos autónomos cuando empiezan su andadura laboral tienden a utilizar su número personal también para cuestiones de trabajo. Sin embargo, esto es un error de principiante que, probablemente, con el tiempo nos sea bastante complicado de solventar.
Por este motivo, cuando estemos planeando montar una oficina, también debemos pensar en adquirir una línea móvil adicional o, si prevemos que vamos a tener un volumen muy grande de llamadas, incluso una centralita.
De este modo, tendremos todas nuestras conversaciones por teléfono centralizadas y controladas, de forma que, además de conseguir resultados más eficientes, tendremos una buena base de datos para analizar y tomar decisiones.
Almacenamiento en la nube y seguridad
A raíz de empezar a trabajar a través de Internet y programas ofimáticos, nos daremos cuenta de que, al montar una oficina, necesitaremos también un soporte que nos permita almacenar todos los datos de manera segura y fiable. Actualmente, lo más normal es utilizar el almacenamiento en la nube, ya que es un tipo de almacenamiento de fácil acceso y que no consume recursos de los ordenadores o dispositivos que tengamos en el despacho.
Sin embargo, si nuestra opción va a ser esta de almacenar todo en la nube, también debemos preocuparnos por instalar un sistema de seguridad en red que permita cifrar todas las conexiones y comunicaciones y mantener los datos ocultos para terceras personas.
Hoy en día es impensable empezar a trabajar sin contar con una de estas soluciones. Además de por una cuestión de ética, también por una cuestión legal, ya que la última actualización de la Ley de Protección de Datos es verdaderamente concreta respecto a cómo las empresas deben gestionar, tratar y almacenar sus propios datos y los de sus clientes y socios corporativos.
Impresión y escáner
A pesar de que hoy en día los documentos en papel son algo que parece del siglo pasado, lo cierto es que por lo general las empresas y los trabajadores autónomos manejan mucho papeleo en sus oficinas. Por este motivo, cuando planeamos montar una oficina desde cero o adaptar una habitación para convertirla en un despacho dentro de nuestra casa es realmente útil incluir alguna solución de impresión y escáner.
A la larga, terminará facilitándonos la vida, sobre todo en cuestiones de escaneado, ya que muchas veces tendremos que enviar por email documentación física que, sin un escáner, es difícil pasar a ordenador o se puede hacer pero con resultados bastante deficientes.
Por lo tanto, una buena idea puede ser incluir en el presupuesto la compra o el alquiler de una impresora, para poder tener siempre a mano este servicio y no tener que estar gastando tiempo y dinero en ir a imprimir o escanear los documentos que necesitamos para el desarrollo de nuestro trabajo diario.